UBO-check
UBO's controleren in zes stappen
Een UBO-check is pas af als de uitkomst navolgbaar is. Dit stappenplan werkt van handelsregister naar een doorgerekend en gedateerd structuurschema.
Op basis van het organogram
Automatisch berekendHet stappenplan
1. Entiteit vaststellen
Haal het handelsregister erbij: rechtsvorm, KvK-nummer, bestuurders en bevoegdheden.
2. Aandeelhouders in kaart brengen
Gebruik het aandeelhoudersregister en, waar aanwezig, de akte van levering. Ook stemrechtafwijkingen vastleggen.
3. Structuur uitwerken
Teken alle lagen: holdings, tussenholdings, buitenlandse entiteiten, stichtingen en een eventuele STAK.
4. Effectief belang doorrekenen
Vermenigvuldig de percentages per route en tel routes bij elkaar op voordat je aan de 25%-drempel toetst.
5. Zeggenschap beoordelen
Kijk verder dan aandelen: statutaire bijzondere rechten, stemovereenkomsten en feitelijke zeggenschap.
6. Vastleggen en dateren
Leg de conclusie met onderbouwing in het dossier vast, met datum en bronvermelding, en plan een herbeoordeling.
Welke stukken heb je nodig?
- Uittreksel handelsregister van elke entiteit in de keten
- Aandeelhoudersregister of leveringsakte
- Statuten, inclusief bijzondere stem- of benoemingsrechten
- Administratievoorwaarden bij certificering via een STAK
- Identificatie van de vastgestelde UBO's
- Structuurschema met percentages per relatie
Vastleggen zodat het later nog klopt
Het lastigste aan een UBO-check is niet de eerste keer, maar de tweede. Een jaar later moet je kunnen zien wat je destijds hebt vastgesteld en wat er sinds die tijd is veranderd. Door de structuur in Organogram.io te onderhouden pas je bij een wijziging één relatie aan en is het UBO-overzicht direct opnieuw doorgerekend en exporteerbaar.
Veelgestelde vragen
Wat is een UBO-check?
Het vaststellen en verifiëren wie de uiteindelijk belanghebbenden van een cliënt zijn, inclusief de onderbouwing daarvan. Het is een vast onderdeel van het Wwft-cliëntonderzoek.
Wie moet een UBO-check doen?
Wwft-plichtige instellingen zoals banken, accountants, belastingadviseurs, notarissen, advocaten en trustkantoren, voordat zij een zakelijke relatie aangaan.
Mag je vertrouwen op het UBO-register?
Nee, niet uitsluitend. Het register is een hulpmiddel; je moet zelf redelijke maatregelen nemen om de UBO vast te stellen en te verifiëren.
Hoe vaak moet je de check herhalen?
Periodiek en in ieder geval bij signalen van wijziging, zoals een aandelenoverdracht, een nieuwe holding of een bestuurswissel.
Begin direct met je organogram
Maak je eerste structuur gratis aan en breid hem later uit met extra entiteiten, percentages en exports.
Lees verder
UBO's beheren
UBO's vastleggen, doorrekenen en actueel houden per entiteit.
UBO berekenen
Effectief en indirect belang uitrekenen, met rekenvoorbeelden.
UBO-verklaring
Wat bank en notaris vragen en hoe je het onderbouwt.
UBO-register
Wie registreert wat — en hoe onderbouw je de opgave?
Wat is een UBO?
Definitie, 25%-drempel en rekenvoorbeelden bij holdings.
Concernstructuur
Meerdere holdinglagen, tussenholdings en deelnemingen in beeld.